В.А.Бондаренко,

начальник отдела автоматизированной подготовки документов Управления делопроизводства Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания РФ

 

Автоматизированная подготовка документов

 

Оптимизация работы законодательных органов, осуществляющих регулирование законотворческого процесса, предполагает определение области устойчивости, в границах которой эго регулирование оптимально.

Конечно, определить эту область очень трудно. Но можно отбросить политические, психологические факторы и определить в качестве базового фактор технологический, обеспечивающий устойчивость при редактировании и распечатке документов и данных на всех этапах законотворческого процесса, особенно в пиковых ситуациях.

В этом случае нам надлежит изменить подходы и взгляд на организацию работы традиционных подразделений аппарата (машинописное бюро, бюро звукозаписи, электронизированное бюро, стенографическое бюро) и организовать работу этих подразделений системно с тем, чтобы повысить их мощность, т.е. способность качественного выполнения текущих и плановых заданий за счет роста фондовооруженности, повышения деловой квалификации, профессионального мастерства исполнителей.

Конечная цель - максимально сократить время на изготовление тиражей перед проведением мероприятии, распечатку документов перед заседаниями Совета Федерации, стенограмм заседаний, "круглых столов" и других мероприятий, включая согласительные процедуры, ликвидировать очереди при подготовке документов.

Необходимо организовать хранение документов на машинных носителях и эффективное их использование при внесении изменении и дополнений в законодательные акты, для проведения аналитической деятельности, создания системы аналитической текстообработки. Одним словом, реализовать принципы одноразового ввода для собственных документов.

В Совете Федерации организация и развитие этих подразделений проводится в соответствии с концепцией построения технологической автоматизированной информационной системы (ТАИС).

С одной стороны, подразделения должны быть устойчивыми (конкурентоспособными) к изменениям в структуре Аппарата, к перераспределению функций между подразделениями, к изменению объемов при типовых нагрузках; с другой стороны, система должна иметь высшую степень готовности к использованию новых, более эффективных технологий.

Основой реализации этого принципа адаптивности стал эволюционный подход к созданию системы, суть которого состоит в том, что создается несколько модулей освоения программно-технических средств непосредственно на объекте, которые тщательно отрабатываются в реальных условиях.

Состав модулей представлен на функциональной схеме ТАИС, большинство из них реально функционируют.

Особое внимание мы уделяем модулю автоматизированной подготовки документов и модулю изготовления тиражей документов, который базируется на использовании машины.

Модуль - организованная совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест с единой, соответствующей современному уровню, программной средой, обеспечивающей своевременное и качественное выполнение персоналом своих функций.

Что представляет собой модуль автоматизированной подготовки документов? Сеть из 20 рабочих мест с программной средой функционирования и обеспечения всех типов документов. Все бланки документов Совета Федерации стандартизированы .

Руководитель группы подготовки стенограммы всегда может предоставить члену Совета Федерации или аналитическому центру тематические фрагменты стенограмм или полностью стенограммы заседаний СФ, "круглых столов", парламентских слушаний и т.д. А это значит, что мы реализовали мотивацию на определение ценности документов и участие персонала в их использовании.

Госпожа Роник в своем докладе на нашем семинаре определила самую большую трудность руководителя - как из имеющихся ресурсов сделать го, что необходимо для работы.

Мне кажется, что необходимо первым руководителям законодательных органов субъектов Федерации оснастить, прежде всего, стенографическое и машинописное бюро и другие традиционные подразделения аппарата самым современным оборудованием и программным обеспечением.

Поставка для этих подразделений самых современных программно-технологических средств автоматизации приближает нас к частичной реализации ускоренного безбумажного информационного обмена между подразделениями законодательных органов и внешними организациями, что открывает путь к организации эффективного тематического использования накопленного банка данных документов.