Опыт реструктуризации системы управления предприятием

АГАСИ ТУТУНДЖЯН
генеральный директор
ОАО “Московский завод тепловой автоматики”
(Россия)

• Выбор варианта функционирования управляемого объекта является прерогативой руководителей соответствующих уровней управления
• Поставщики завода и потребители готовой продукции рассматриваются как внешние объекты, для которых установлены только операции прихода (для потребителей) или расхода (для поставщиков)
• Превращение сырья в готовый продукт (полупродукт) внутри одного объекта (производственного цеха) регистрируется как перемещение сырья из объекта в “производство” и последующее перемещение готового продукта (полупродукта) из “производства” обратно к объекту

Реструктуризация промышленного предприятия вызвана прежде всего необходимостью выживания в острой конкурентной борьбе на рынке. Существует множество требований к организации производства и управления современным предприятием, среди которых внедрение новых видов продукции при минимизации его сроков; повышение эффективности производства и управления; гибкая ценовая политика.

В статье рассмотрены основные направления совершенствования системы управления ОАО “Московский завод тепловой автоматики” (МЗТА).

Общая схема реструктуризации системы управления на заводе

Генеральное направление реструктуризации связано с совершенствованием организационной структуры, методов и процессов управления на основе их компьютеризации. На предприятии применялся метод системного анализа, поскольку реструктуризация, к примеру организационной структуры управления, осуществлялась в соответствии с новыми требованиями производства и рынка. В свою очередь появление новых функций управления у конкретных управленческих служб потребовало соответствующих изменений и построений в программном обеспечении всей системы управления.

Иначе говоря, в концептуальном виде реструктуризация системы управления ОАО “МЗТА” практически была реализована в согласованной стратегии разработок по формированию новой организационной структуры, методов, функций, процессов управления.

Решение задач управления связано с выполнением общих функций управления. Каждая функция (таковыми в нашей системе являются учет движения материальных ценностей, людских ресурсов и движения финансовых ресурсов, планирование производства и сбыта готовой продукции и др.) содержит расчетно-аналитическую и синтезирующую части. Расчетно-аналитическая часть заключается в основном в переработке информации по установленным алгоритмам и в значительной степени поддается формализации, а синтезирующая часть – в принятии решений и носит более творческий характер.

Методы управления промышленными предприятиями не могут обеспечить выбор единственного варианта функционирования данного объекта. Во-первых, это связано с принципиальной многовариантностью производственных процессов, во-вторых, с наличием нескольких целей управления по каждому из частных объектов и, в-третьих, с необходимостью учета значительного числа факторов, слабо поддающихся формализации. Поэтому окончательный выбор варианта функционирования управляемого объекта остается прерогативой руководителей соответствующих уровней управления.

Цели являются противоречивыми, конкурентными. Так, например, освоение производства новых видов продукции затрудняет выпуск традиционных изделий. Аналогичные противоречия возникают при одновременном повышении качества продукции и наращивании объемов производства в условиях ограниченности ресурсов и производственных мощностей. Для достижения сбалансированного функционирования предприятия нужен своего рода компромисс, достижение которого базируется на принятии соответствующих управленческих решений.

Сравним организационные структуры управления до (1993 г.) и после (1999 г.) реструктуризации ОАО “МЗТА” (рис. 1, 2).

Обратим внимание на то, что в новой организационной структуре за основной принцип ее построения принято стремление руководства придать системе завершенность тех или иных предметно-функциональных (экономических, финансовых, производственно-технических) циклов.

Такой принцип придает четкость выполняемым функциям, ответственности за принимаемые управленческие решения и обеспечивает своевременность и достоверность получаемой генеральным директором информации. Важно и то, что руководитель предприятия может оперативно принимать корректирующие управленческие решения.

Численность работников аппарата управления уменьшилась с 600 человек в 1993 г. до 80 человек в 1999 г. при общем сокращении численности работающих с 2500 до 400 человек. Естественно, что это связано не только с прогрессивными изменениями по плану реструктуризации, но и с сокращением объемов производства продукции, изменением ее номенклатуры.

Автоматизированная система управления

Управление промышленным предприятием имеет сложную структуру, которая может рассматриваться с технологической, объектно-функциональной, информационной точек зрения. Система управления ОАО “МЗТА” включает процесс производства как движение различного рода взаимосвязанных потоков материальных, финансовых, документальных и иных ресурсов. При этом регистрируются все этапы перемещения ресурсов и их взаимная зависимость для последующего учета и анализа. Например, закупка заводом партии сырья обусловливает следующее:

документальный поток (счет от поставщика) порождает финансовый поток (оплату поставки).

движение материального потока (сырья) извне на склад, что в свою очередь сопровождается перемещением документов (расходная накладная и счет-фактура поставщика, приходная накладная склада).

Подобная схема учета позволяет анализировать работу предприятия в целом наравне с анализом деятельности подразделений предприятия. Кроме того, учет взаимосвязи потоков в данной схеме значительно упрощает анализ и планирование.

Большой объем информации, а также количество пользователей, имеющих доступ к системе, делают невозможной ее эксплуатацию в сети без выделенного сервера. В данное время система работает в режиме “клиент-сервер” в сети Мicrosoft под управлением сервера NТ 4.0 на базе протокола ТСР/IР. Предусмотрена также возможность подключения к системе отдельных удаленных пользователей и локальных сетей по коммутируемым или выделенным каналам связи.

Архитектура сети позволяет по мере роста числа пользователей и соответственно нагрузки на ее вычислительные и транспортные ресурсы, наращивать мощность серверной части и производить разделение информационных потоков. В случае исчерпания резервов в перспективе возможен переход на работу в режиме “терминал-сервер” под управлением мейнфрейма без замены периферийных устройств сети и переоборудования ее транспортной части.

В данной подсистеме отслеживается перемещение материальных ресурсов на заводе между внутренними подразделениями. Подразделения, задействованные в движении материальных потоков, представляются в рамках системы как внутренние объекты, для которых определены операции поступления материальных ресурсов, их расхода, а также понятие текущего остатка для каждого конкретного вида материальных ресурсов. Определены операции составления баланса материальных ресурсов для объекта и ведомости оборотов материальных средств. Аналогичные операции есть для группы внутренних объектов и для завода в целом. Поставщики завода и потребители готовой продукции рассматриваются в данной системе как внешние объекты, для которых установлены только операции прихода (для потребителей) или расхода (для поставщиков).

Понятие баланса для внешних объектов не определено. Каждый процесс перемещения материальных ресурсов фиксируется документом (приходная или расходная накладная, внутренняя накладная для перемещения материальных ресурсов между внутренними объектами). Документ указывает направление перемещения ресурсов, т.е. “объект – поставщик” и “объект – потребитель”. Соответствующий документ учитывается как расход ресурса для объекта поставщика и как приход для объекта получателя. На основании этих документов составляется баланс и оборотная ведомость для объекта (групп объектов, связанных единым потоком перемещения ресурсов).

Для учета преобразования материальных ресурсов предусмотрен специальный виртуальный объект “производство”. Имеется в виду, что превращение сырья в готовый продукт (полупродукт) внутри одного объекта (производственного цеха) регистрируется в системе как перемещение сырья из объекта в “производство” и последующее перемещение готового продукта (полупродукта) из “производства” обратно к объекту.

Вторым виртуальным объектом при учете перемещения материальных ресурсов является “списание”, предназначенное для регистрации расхода малоценных и быстроизнашивающихся предметов и прочих использованных ресурсов. Очевидно, что понятие баланса для двух описанных виртуальных объектов не определено.

увеличивается оборачиваемость оборотных средств за счет минимизации сверхнормативных запасов сырья на складах;

интенсивность производственного процесса по подразделениям завода сводится к созданию необходимого запаса полупродуктов на стадиях технологического процесса, что выливается в итоге в увеличение оборачиваемости оборотных средств;

повышается оперативное управление конъюнктурой производимой продукции и удельным весом каждого из производимых наименований в общем объеме производства на основании анализа динамики сбыта по данным об остатках на складах готовой продукции и оборотам складов;

предотвращается хищение материальных ценностей в результате сквозного учета движения материальных ресурсов по подразделениям завода. Здесь следует пояснить, что исторически наиболее распространенными способами хищения материальных ценностей являются подделка внутренних накладных при перемещении таких ценностей из подразделения в подразделение. Сквозной учет движения материальных ресурсов делает невозможной подделку как в одном отдельно взятом подразделении, так и в группе подразделений, поскольку каждая накладная затрагивает остатки и для подразделения-поставщика и для подразделения-получателя. С учетом того что списание в “производство” осуществляется на основании технологических регламентов подразделений, которые тоже присутствуют в системе, хищение внутри завода потребовало бы сговора материально-ответственных лиц абсолютно во всех подразделениях, включая поставщика сырья и покупателя готовой продукции, что маловероятно;

увеличивается эффективность труда (сокращение численности) работников, в обязанности которых входит оформление соответствующих документов, за счет исключения повторного ввода информации о перемещении материальных ценностей; в итоге это приводит к экономии фонда заработной платы.

Автоматизация учета людских ресурсов

Данная подсистема предназначена для эксплуатации отделом кадров предприятия и бухгалтерией. Для каждого сотрудника заводится личная карточка, в которой фиксируются акты приема на работу, увольнения, повышения (понижения) по службе, поощрения и взыскания, а также данные для табеля. Эта подсистема позволяет решать следующие задачи:

проводить обоснованный выбор кандидатур для продвижения по службе;

принимать санкции к сотрудникам за проступки (на основании анализа предыдущей истории работы);

принимать меры к снижению трудоемкости расчета заработной платы сотрудникам предприятия;

автоматизировать расчеты с учреждениями типа налоговой инспекции, фондов обязательного медицинского страхования, а также подготовки соответствующей отчетности.

Первый пункт подсистемы дает в итоге повышение эффективности управления производством, а второй и третий снижают трудозатраты на предприятии и соответственно позволяют экономить затраты на оплату наемного персонала.

Автоматизация движения
финансовых ресурсов

Данная подсистема действует в тесной взаимосвязи с другими и предназначена для автоматизации финансовой деятельности предприятия. Компьютерный учет финансовой активности предприятия как внутри, так и на внешнем рынке дает следующие преимущества.

Во-первых, финансовые трансакции, как правило, инициируются трансакциями другого рода поскольку, как указывалось выше, перемещение финансовых потоков неразрывно связано с движением потоков другого назначения. Привязка движения финансовых средств к движению прочих потоков на производстве значительно упрощает анализ текущего финансового состояния предприятия и его динамики. В качестве примера подобных аналитических действий можно привести оценку удельного веса различных продуктов, выпускаемых предприятием, и групп продуктов в общем объеме получаемого предприятием дохода или прибыли.

Другим, не менее важным для поддержания конкурентоспособности предприятия видом анализа является анализ реального вклада различных составляющих в себестоимость выпускаемой продукции.

Во-вторых, однократная регистрация в системе событий, сопровождающихся перемещением нескольких видов потоков, устраняет повторный ввод информации по финансовой составляющей данного события, необходимой для ведения бухгалтерской документации на предприятии, что увеличивает оперативность работы бухгалтерского аппарата и (или) позволяет уменьшить количество занятых на предприятии бухгалтерских работников.

В-третьих, современное российское законодательство предусматривает для предприятия целый набор разного рода отчетности. Традиционно подготовка этой отчетности решается на крупных предприятиях путем закупки типового программного обеспечения, которое принимает от пользователя финансовую информацию, а на выходе дает готовые стандартные формы отчетов на твердом (бумажном) или электронном (гибкий компьютерный диск) носителе. С другой стороны, все финансовые отчеты предприятия с точки зрения системотехники представляют собой не что иное, как различным образом обработанную информацию о финансовых трансакциях. Наличие в системе данных о первичных финансовых операциях предприятия позволяет избавиться от закупки описанных выше программных продуктов третьих сторон, обучения персонала работе с этими продуктами и, что особенно важно, избежать многократного ввода одной и той же информации для получения различных видов отчетности. Последнее преимущество приобретает особое значение в тех случаях, когда ошибки в первичной финансовой информации обнаруживаются уже после ввода данных в программы подготовки отчетности, но до передачи этих отчетов в контролирующие инстанции.

Автоматизация планирования производства и сбыта готовой продукции

Эта подсистема служит для планирования объемов производства каждого подразделения завода с целью получения заданного количества определенной номенклатуры готовых продуктов. Сама номенклатура выпускаемой продукции и требуемое количество для каждого ее наименования определяются на основе анализа данных относительно объема и динамики продаж за прошедший период и прогнозирования (вне рамок данной АСУ) динамики изменения спроса на продукцию в планируемый период.

На основании данных о необходимом количестве готовой продукции система с учетом технологических регламентов подразделений методом обратного сканирования вычисляет требуемые объемы производства полупродуктов для каждого производственного подразделения предприятия, а также для этого производства количества сырьевых компонентов. Последняя информация является планом для подразделений, осуществляющих материально-техническое снабжение предприятия. Применение данной подсистемы обеспечивает:

снижение до необходимого минимума запасов сырья и полупродуктов на предприятии с целью увеличения оборачиваемости оборотных средств;

оптимизацию номенклатуры выпускаемых продуктов и объемов производства по каждому продукту с целью получения максимальной прибыли от продаж готовой продукции.

Кроме того, предотвращается хищение сырья, полупродуктов и готовой продукции на предприятии, которое в отсутствие подобной системы становится возможным посредством нарушения технологических регламентов.

Автоматизация внешнего документооборота предприятия

Внешние связи, в которых участвует предприятие с поставщиками, потребителями, смежниками, арендаторами помещений и производственных площадей (арендодателями) и прочими партнерами, сопровождаются масштабным обменом почтовыми (включая электронную почту), факсимильными, телексными и прочими видами сообщений, а также значительным объемом документации, подлежащей оформлению в соответствии с действующим законодательством.

Этот процесс неизбежно приводит к накоплению архива подобных документов, который со временем приобретает размеры, делающие невозможной оперативную работу с ним. При этом значительную часть такого архива составляют типовые документы, которые содержат так называемую стандартную часть, одинаковую для всех документов такого типа, и индивидуальную, которая уникальна для каждого документа и в большинстве случаев включает реквизиты предприятий-участников соответствующего делового отношения и несколько дополнительных пунктов.

Рассматриваемая подсистема автоматизации документооборота предприятия решает две задачи.

Во-первых, она поддерживает упорядоченную базу данных входящих/исходящих документов, которая позволяет при необходимости в кратчайшие сроки подготовить подборку документов по заданному критерию (например, документы, относящиеся к определенному партнеру, или документы, относящиеся к определенному виду деятельности предприятия).

Во-вторых, система дает возможность автоматически, вводя только индивидуальную часть, готовить типовые документы. Две описанные функции подсистемы резко ускоряют формальное общение предприятия с деловыми партнерами и минимизируют ошибки при подобном общении.

Как любая сложная система, рассматриваемая АСУП требует принятия определенных мер для поддержания ее работоспособности. Эти меры предусматривают:

поддержание работоспособности аппаратной части системы (профилактика и ремонт рабочих станций пользователей системы, серверов, периферийных устройств и коммуникационного оборудования);

поддержание целостности базы данных системы. Угрозу для нее представляют два фактора – ошибки пользователей системы при работе с ней и ошибки (недоработки, недостатки) программного обеспечения. Ни один из этих факторов полностью устранить невозможно. Можно лишь предпринимать усилия по минимизации причиняемого ущерба, что достигается через обучение пользователей и оперативное обнаружение неадекватностей программного обеспечения и их ликвидация. Ущерб подлежит оперативному устранению силами администратора базы данных;

предотвращение утечки и последующего недобросовестного использования информации.

Здесь мероприятия могут лишь условно рассматриваться в рамках функционирования собственно АСУП, поскольку база данных системы является не единственным источником информации для потенциального злоумышленника. Утечка же информации непосредственно из АСУП может быть предотвращена штатными действиями администраторов сети и базы данных по разделению доступа пользователей к подсистемам и информации в пределах одной подсистемы на основании служебного положения пользователя.

Внедрение описанной системы на производстве сталкивается с трудностями по ряду причин:

низкого уровня компьютерной грамотности сотрудников предприятия;

недостаточной общей и производственной дисциплины, приводящей к несвоевременному вводу информации в систему или ее некорректности;

скрытого или явного саботажа внедрения системы со стороны части персонала, вызванного либо боязнью увольнения по сокращению штатов в связи с ростом эффективности производства, либо осознанием невозможности дальнейших хищений с переходом на компьютерный учет материальных ценностей;

неполной адекватности системы реальным потребностям предприятия в целом и отдельных его подразделений, вызванной неточной формулировкой технического задания на разработку системы или недочетами при ее разработке.

Решение указанных проблем возможно только в результате скоординированных усилий администрации предприятия, руководителей подразделений, службы автоматизации и разработчиков АСУ.