Управленческий учет помогает увеличить прибыль компании

ЛИЯ КУПЧИНА
мастер бизнес-администрирования,
начальник отдела консалтинга
ЗАО "АГЕНТСТВО КОНТАКТ"
(Россия)

• Управленческий учет как система информационной поддержки управления
• Есть существенные различия между бухгалтерским и управленческим учетами
• Нужна схема мероприятий по налаживанию высокоэффективной работы

Один из главных вопросов, который в рыночной экономике всегда волновал руководителей компаний, кому и сколько платить. В социалистическом хозяйстве таких проблем на уровне руководителя предприятия не возникало: у всех были стабильные и, как правило, одинаковые, соответствующие занимаемой должности оклады, устанавливаемые министерствами и выплачиваемые из государственного бюджета. В настоящее время с переходом к капитализму вопрос оценки эффективности и оплаты труда работников вновь становится актуальным.

Почему так важен вопрос
о размере заработной платы

Если платить работнику слишком мало, он в поиске лучшей доли может уволиться и даже в худшем для компании случае перейти работать к конкурентам, доставив тем самым своим бывшим работодателям массу неприятностей. В результате на какой-то период произойдет снижение эффективности деятельности компании, так как нужно будет искать нового сотрудника, а в это время работу ушедшего придется выполнять его бывшим коллегам, либо ее вообще никто не будет выполнять. Здесь надо учитывать и то обстоятельство, что обслуживание рабочего места, независимо от того, используется оно или нет, обходится, по подсчетам специалистов, ежемесячно в среднем в 1000 долл. К этой сумме следует добавить упущенную выгоду и учесть потерю объемов контролируемого рынка. Также есть угроза, что некоторые детали и особенности технологического процесса и прочие секреты могут попасть к конкурентам.

Если платить работнику слишком много, то у компании будет оставаться меньше прибыли на развитие (а то и вовсе не будет). Данное утверждение имеет очень простое объяснение: объем выручки, получаемой компанией, в большинстве случаев напрямую от размера оплаты труда сотрудников не зависит. Приведенная ниже схема 1 дает наиболее полное представление о том, как "делится" выручка любой компании.

Из схемы видно, что при некотором заданном объеме выручки все три элемента тесно взаимосвязаны между собой. Следовательно, если мы увеличим размер заработной платы, то либо необходимо снизить затраты, либо автоматически уменьшается прибыль. Очевидно, что для достижения целей деятельности компании руководителю лучше использовать первый вариант.

Понятие управленческого учета

Существует несколько различных способов снижения затрат, но для того, чтобы обоснованно решить, каким из них воспользоваться, нужно базироваться на учетных данных. Обычно все, что имеется в этом плане у компании, – это данные бухгалтерского учета. Сложившаяся сегодня в России ситуация такова, что бухгалтерский учет почти полностью сведен к налоговому, а его основными задачами сделались контроль за расчетами компании с государством, а также (с помощью аудиторских компаний) минимизация объемов выплачиваемых налогов. Естественно, что для принятия управленческих решений таких данных недостаточно.

Еще в 1936 г. американец Д. Харрис нашел выход из подобной ситуации. Им было введено понятие “директ-костинг”, (или “директ-кост” (direct costing), означающее учет прямых затрат. Учет переменных затрат он называл “вэриэйбл-костинг” (variable costing). Постепенно понятие “директ-костинг” расширялось, и в настоящее время основной характеристикой этой системы является разделение затрат на прямые и накладные. На русский язык “директ-костинг” переводят как управленческий учет, оставляя за ним функции: разделения затрат на прямые и накладные, оценки эффективности деятельности компании в целом, ее структурных подразделений, каждого сотрудника, а также создания системы оплаты труда, стимулирующей деятельность работников в нужном для компании направлении.

В последнее время специалисты все больше склоняются к тому, что в российской компании следует вести два независимых учета: налоговый и управленческий. Налоговый учет должен быть как можно менее трудоемким и иметь одну единственную цель – обеспечивать правильность расчетов компании с государством. В нем нет необходимости отражать какую-либо дополнительную информацию, не имеющую отношения к налоговым  расчетам. Вести такой учет должен бухгалтер, а контролировать – налоговые органы.

Управленческий учет – это система информационной поддержки управления. Он отличается от налогового прежде всего тем, что его данные предназначены исключительно для внутренних пользователей. Его цель – помочь руководителю принимать правильные решения. Отчеты, составленные для осуществления целей управленческого учета, должны быть как можно более полными. Они строятся на основе имеющейся в компании и документально подтвержденной информации, т.е. тех же первичных документов, которые лежат в основе бухгалтерского учета. Таким образом, в компании, ведущей управленческий учет, осуществляется двойной контроль за первичной документацией.

Управленческий учет
отличается от бухгалтерского

При сравнении управленческого и бухгалтерского учетов выделяются несколько различий:

1. Управленческий учет – это своеобразные “правила игры”, разрабатываемые индивидуально для каждой компании в соответствии с особенностями ее функционирования. При построении системы управленческого учета вполне разумно использовать те элементы бухгалтерского учета, которые могут быть полезны. Специфика технологического процесса деятельности компании должна служить основой для построения всех остальных правил ведения управленческого учета. Одним из важнейших требований к системе управленческого учета является ее гибкость. Скажем, руководитель может незначительно изменить сумму или процент отчислений, при этом должно происходить стимулирование работника с помощью изменения оплаты его труда.

2. Так как на базе данных управленческого учета руководитель принимает решения, касающиеся направления деятельности компании, то предоставление ему информации должно производиться оперативно.Поскольку у него не всегда есть время ждать, пока вся информация в полном объеме будет получена, данные управленческого учета очень часто могут и должны носить более приближенный характер, чем данные бухгалтерского учета (последние всегда должны быть точно выверены).

3. Как уже говорилось выше, информация управленческого учета может понадобиться руководителю в любой момент. Поэтому в нем кроме принятых в бухгалтерском учете ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов могут составляться также ежедневные и еженедельные.

4. Из отчетности, составляемой при ведении бухгалтерского учета, можно получить данные только о деятельности всей компании в целом. Но если в ней построена система управленческого учета, руководитель легко может детализировать информацию до той степени, которая его интересует. Например, по элементам, представленным на схеме 2.

5. Если при ведении бухгалтерского учета должна быть составлена вся необходимая по закону отчетность, то при ведении управленческого учета любая детализация проводится только в том случае, когда выгода от информации выше, чем затраты на ее получение. Например, кажется, что нужно (целесообразно) выделять как можно больше прямых затрат, чтобы их сразу относить на себестоимость конкретной продукции или на определенное структурное подразделение. Однако в какой-то момент выделение из накладных расходов новых элементов с целью отнесения их на прямые затраты может повлечь за собой значительно больше дополнительных расходов, чем окажется общий эффект от наличия такой информации.

6. Вся бухгалтерская отчетность отражает только свершившиеся факты хозяйственной жизни компании. Информация, которой оперирует система управленческого учета, должна быть шире. Она помимо уже свершившихся фактов хозяйственной деятельности должна содержать прогнозы, составляемые на основе анализа динамики развития компании в предыдущие отчетные периоды (например, планируемые выручку и затраты на следующий отчетный период).

Система управленческого учета очень удобна тем, что позволяет объединить непосредственно учет и анализ хозяйственной деятельности. Благодаря ее введению в компании расширяются аналитические возможности. Те руководители, которые начинают вводить систему управленческого учета, сразу же начинают задумываться о том, как проводится в их компании анализ хозяйственной деятельности.

Любое управленческое решение может быть обоснованно принято только исходя из каких-то объективных данных. Руководитель всегда должен знать, насколько эффективно работает его компания, какова динамика получаемой выручки или производственных затрат, как влияют сезонные факторы на объем производимой продукции (продаваемых товаров, предлагаемых услуг). Постоянное ведение в компании анализа хозяйственной деятельности обеспечивает возможность быстро переориентироваться в ответ на меняющиеся условия рынка. Кроме того, управленческий учет резко усиливает систему контроля внутри компании, за отдельными структурными подразделениями и их работниками. Появляется возможность более эффективного планирования, а также контроля за выполнением плана.

Любой бизнес требует вложения определенных денежных средств, как то расходы на образование юридического лица, затраты на имиджевую рекламу, арендная плата и т.п. Значительная часть этих затрат обычно приходится на начальный период деятельности компании. Руководители в большинстве своем хорошо понимают, что затраты начинают накапливаться с момента регистрации юридического лица. Однако практически при анализе хозяйственной деятельности компании бывает очень трудно учесть все эти расходы. Именно управленческий учет позволяет не забыть об уже произведенных затратах при дальнейшей оценке рентабельности компании.

Еще один аргумент в пользу управленческого учета. В последнее время руководителей компаний все больше волнуют вопросы соотношения между затратами и реальной себестоимостью той или иной продукции (работ, услуг). Это происходит потому, что во многих компаниях существует устойчивая тенденция к росту удельного веса накладных расходов в общей сумме затрат и, как следствие, снижение рентабельности. Естественно, что  разные направления деятельности, как правило, имеют разную рентабельность. Управленческий учет помогает проранжировать все направления деятельности компании по степени их рентабельности, выявить те из них, которые требуют меньшего объема накладных расходов. Обладая такой информацией, руководитель может распределять инвестиции по направлениям, корректируя деятельность компании для получения наибольшей прибыли или реализации какой-то иной цели.

Более того, управленческий учет позволяет оценить эффективность работы каждого структурного подразделения и отдельных сотрудников. Руководителю сразу становится видно, кто из них более, а кто менее эффективен. Отсюда появляется возможность сформировать такую систему оплаты, которая будет стимулировать сотрудников к поиску наиболее эффективных путей достижения целей компании. В зависимости от того, в каком структурном подразделении работает специалист, руководитель сможет использовать различные системы оплаты труда, бонусы и начисления, не теряя при этом ценных для компании работников.

***

В заключение хотелось бы отметить, что управленческий учет приносит ощутимые результаты только при условии прохождения компанией в своем развитии нескольких предварительных этапов. В основе функционирования любой компании лежит ее бизнес-план, разработанный с учетом особенностей и возможных изменений рынка. В соответствии с ним раскручивается весь технологический процесс деятельности компании. При этом организационная структура управления является той формой, в которой развивается данный процесс. Хорошо сформированная организационная структура является и основой для эффективной работы с персоналом. Затраты на подбор персонала оправданы лишь тогда, когда в компании точно определены место и функции каждого специалиста. А вот далее вступает в действие уже система управленческого учета, ибо объективно определить эффективность работы сотрудников, структурных подразделений и компании в целом возможно только с ее помощью.