Автоматизация учета людских ресурсов
Данная подсистема предназначена для эксплуатации отделом кадров предприятия и
бухгалтерией. Для каждого сотрудника заводится личная карточка, в которой фиксируются
акты приема на работу, увольнения, повышения (понижения) по службе, поощрения и
взыскания, а также данные для табеля. Эта подсистема позволяет решать следующие
задачи: проводить обоснованный выбор кандидатур для продвижения по службе;
принимать санкции к сотрудникам за проступки (на основании анализа предыдущей
истории работы); принимать меры к снижению трудоемкости расчета заработной
платы сотрудникам предприятия; автоматизировать расчеты с учреждениями типа
налоговой инспекции, фондов обязательного медицинского страхования, а также подготовки
соответствующей отчетности. Первый пункт подсистемы дает в итоге повышение
эффективности управления производством, а второй и третий снижают трудозатраты на
предприятии и соответственно позволяют экономить затраты на оплату наемного персонала.
Автоматизация движения
финансовых ресурсов
Данная подсистема действует в тесной взаимосвязи с другими и предназначена для
автоматизации финансовой деятельности предприятия. Компьютерный учет финансовой
активности предприятия как внутри, так и на внешнем рынке дает следующие преимущества.
Во-первых, финансовые трансакции, как правило, инициируются трансакциями другого
рода поскольку, как указывалось выше, перемещение финансовых потоков неразрывно
связано с движением потоков другого назначения. Привязка движения финансовых средств
к движению прочих потоков на производстве значительно упрощает анализ текущего финансового
состояния предприятия и его динамики. В качестве примера подобных аналитических
действий можно привести оценку удельного веса различных продуктов, выпускаемых предприятием,
и групп продуктов в общем объеме получаемого предприятием дохода или прибыли.
Другим, не менее важным для поддержания конкурентоспособности предприятия видом
анализа является анализ реального вклада различных составляющих в себестоимость
выпускаемой продукции. Во-вторых, однократная регистрация в системе событий,
сопровождающихся перемещением нескольких видов потоков, устраняет повторный ввод
информации по финансовой составляющей данного события, необходимой для ведения бухгалтерской
документации на предприятии, что увеличивает оперативность работы бухгалтерского
аппарата и (или) позволяет уменьшить количество занятых на предприятии бухгалтерских
работников. В-третьих, современное российское законодательство предусматривает
для предприятия целый набор разного рода отчетности. Традиционно подготовка этой
отчетности решается на крупных предприятиях путем закупки типового программного
обеспечения, которое принимает от пользователя финансовую информацию, а на выходе
дает готовые стандартные формы отчетов на твердом (бумажном) или электронном (гибкий
компьютерный диск) носителе. С другой стороны, все финансовые отчеты предприятия
с точки зрения системотехники представляют собой не что иное, как различным образом
обработанную информацию о финансовых трансакциях. Наличие в системе данных о первичных
финансовых операциях предприятия позволяет избавиться от закупки описанных выше
программных продуктов третьих сторон, обучения персонала работе с этими продуктами
и, что особенно важно, избежать многократного ввода одной и той же информации для
получения различных видов отчетности. Последнее преимущество приобретает особое
значение в тех случаях, когда ошибки в первичной финансовой информации обнаруживаются
уже после ввода данных в программы подготовки отчетности, но до передачи этих отчетов
в контролирующие инстанции.
Автоматизация планирования производства и сбыта готовой продукции
Эта подсистема служит для планирования объемов производства каждого подразделения
завода с целью получения заданного количества определенной номенклатуры готовых
продуктов. Сама номенклатура выпускаемой продукции и требуемое количество для каждого
ее наименования определяются на основе анализа данных относительно объема и динамики
продаж за прошедший период и прогнозирования (вне рамок данной АСУ) динамики изменения
спроса на продукцию в планируемый период. На основании данных о необходимом
количестве готовой продукции система с учетом технологических регламентов подразделений
методом обратного сканирования вычисляет требуемые объемы производства полупродуктов
для каждого производственного подразделения предприятия, а также для этого производства
количества сырьевых компонентов. Последняя информация является планом для подразделений,
осуществляющих материально-техническое снабжение предприятия. Применение данной
подсистемы обеспечивает: снижение до необходимого минимума запасов сырья и
полупродуктов на предприятии с целью увеличения оборачиваемости оборотных средств;
оптимизацию номенклатуры выпускаемых продуктов и объемов производства по каждому
продукту с целью получения максимальной прибыли от продаж готовой продукции.
Кроме того, предотвращается хищение сырья, полупродуктов и готовой продукции
на предприятии, которое в отсутствие подобной системы становится возможным посредством
нарушения технологических регламентов.
Автоматизация внешнего документооборота предприятия
Внешние связи, в которых участвует предприятие с поставщиками, потребителями,
смежниками, арендаторами помещений и производственных площадей (арендодателями)
и прочими партнерами, сопровождаются масштабным обменом почтовыми (включая электронную
почту), факсимильными, телексными и прочими видами сообщений, а также значительным
объемом документации, подлежащей оформлению в соответствии с действующим законодательством.
Этот процесс неизбежно приводит к накоплению архива подобных документов, который
со временем приобретает размеры, делающие невозможной оперативную работу с ним.
При этом значительную часть такого архива составляют типовые документы, которые
содержат так называемую стандартную часть, одинаковую для всех документов такого
типа, и индивидуальную, которая уникальна для каждого документа и в большинстве
случаев включает реквизиты предприятий-участников соответствующего делового отношения
и несколько дополнительных пунктов. Рассматриваемая подсистема автоматизации
документооборота предприятия решает две задачи. Во-первых, она поддерживает
упорядоченную базу данных входящих/исходящих документов, которая позволяет при необходимости
в кратчайшие сроки подготовить подборку документов по заданному критерию (например,
документы, относящиеся к определенному партнеру, или документы, относящиеся к определенному
виду деятельности предприятия). Во-вторых, система дает возможность автоматически,
вводя только индивидуальную часть, готовить типовые документы. Две описанные функции
подсистемы резко ускоряют формальное общение предприятия с деловыми партнерами и
минимизируют ошибки при подобном общении. Как любая сложная система, рассматриваемая
АСУП требует принятия определенных мер для поддержания ее работоспособности. Эти
меры предусматривают: поддержание работоспособности аппаратной части системы
(профилактика и ремонт рабочих станций пользователей системы, серверов, периферийных
устройств и коммуникационного оборудования); поддержание целостности базы
данных системы. Угрозу для нее представляют два фактора – ошибки пользователей системы
при работе с ней и ошибки (недоработки, недостатки) программного обеспечения. Ни
один из этих факторов полностью устранить невозможно. Можно лишь предпринимать усилия
по минимизации причиняемого ущерба, что достигается через обучение пользователей
и оперативное обнаружение неадекватностей программного обеспечения и их ликвидация.
Ущерб подлежит оперативному устранению силами администратора базы данных;
предотвращение утечки и последующего недобросовестного использования информации.
Здесь мероприятия могут лишь условно рассматриваться в рамках функционирования
собственно АСУП, поскольку база данных системы является не единственным источником
информации для потенциального злоумышленника. Утечка же информации непосредственно
из АСУП может быть предотвращена штатными действиями администраторов сети и базы
данных по разделению доступа пользователей к подсистемам и информации в пределах
одной подсистемы на основании служебного положения пользователя. Внедрение
описанной системы на производстве сталкивается с трудностями по ряду причин:
низкого уровня компьютерной грамотности сотрудников предприятия; недостаточной
общей и производственной дисциплины, приводящей к несвоевременному вводу информации
в систему или ее некорректности; скрытого или явного саботажа внедрения системы
со стороны части персонала, вызванного либо боязнью увольнения по сокращению штатов
в связи с ростом эффективности производства, либо осознанием невозможности дальнейших
хищений с переходом на компьютерный учет материальных ценностей; неполной
адекватности системы реальным потребностям предприятия в целом и отдельных его подразделений,
вызванной неточной формулировкой технического задания на разработку системы или
недочетами при ее разработке. Решение указанных проблем возможно только в
результате скоординированных усилий администрации предприятия, руководителей подразделений,
службы автоматизации и разработчиков АСУ. |